中南大学档案工作由学校档案工作委员会统一领导，各院、系、部、处建立档案工作小组，形成全校档案工作网络。中南大学馆档案馆为中国高等教育学会校史研究分会理事单位；湖南省档案学会理事单位；湖南省学校史志研究会副会长单位；湖南省高校档案工作协作组组长单位。   

中南大学档案馆于2000年原中南工业大学档案馆、湖南医科大学档案馆、长沙铁道学院综合档案室合并组建而成，是学校直属正处级单位，下辖中南大学矿冶科技史馆、湘雅医学院院史馆等校史和博物馆。档案馆既是学校档案工作的职能管理部门，又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构,也是学校出具档案证明的唯一合法机构；其职责是：对全校档案实行集中统一管理与提供利用，对学校各单位的档案工作实行业务指导和监督检查。   

档案馆下设五个科室：综合办公室、业务指导部、资源利用部、校史研究室、信息技术室。馆舍建筑总面积1860平方米，其中档案库房面积为1274平方米。现有专职人员18人，其中高级职称8人，硕士及以上学位9人。   

档案馆已达科技事业单位档案管理国家二级标准，曾获“教育部直属高校档案先进集体”、湖南省人事厅与湖南省档案局授予的“九五”期间“湖南省档案系统先进集体”、湖南省档案局2006年—2010年连续5年度、2012年度“省直档案工作先进单位”等荣誉称号。   

自2007年启动档案信息化建设以来，逐步建设了数字档案馆服务器集群、数字档案馆业务管理平台、公共服务平台。目前已建成双层PDF全文数据150余万页，实现全文检索；实现了完全网络化在线办理所有档案业务。