一、归档范围的确定

(一)确定的原则

1.外事管理和外事活动中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。  

2.归档的外事文件材料，必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、准确、系统。  

3.归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作的职能和特点。  

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理，出国(境)与来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面，具体范围见《中南大学外事类档案归档范围和保管期限》。  

2.归档的重点是重大涉外和国际合作项目、留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。  

3.本校人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品，可采取不同方式归档，或存复印件、影印件；外国赠送学校的纪念品、礼品，有保存意义的，应归档，不宜长期保存的可存影印件和清单。  

(三)不归档的文件材料

1.上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件；  

2.未定稿的各种文件；  

3.未生效的合同、协议书；  

4.无查考利用价值的一般性、临时性函件；  

5.重份文件，校内各单位发来的文件；  

6.与校外单位交换来的材料。  

二、外事文件材料的部门立卷及归档流程

(一)形成与积累

1.学校外事管理部门是学校外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门，在来校、出国(境)、国际合作、国际会议活动结束后，负责将与此项工作有关的单位形成的各种外事文件材料，收集、汇总、整理组卷，按规定向校档案馆移交。  

2.学校各单位或个人应在每项外事活动结束后一个月内将所形成的文件材料送有关的职能部门立卷归档。凡出国进修、留学形成的有关文件材料由人事处立卷归档；凡参加国际学术会议形成的有关文件材料由科研部立卷归档；其他各项外事活动形成的文件材料均由外事管理部门立卷归档。  

3.凡外事活动中形成的各种文件材料交给有关职能管理部门进行验收后，出具证明，财务部门方可准予报账结算，师资管理部门才准予报到上班。  

4.归档的外事文件材料，必须是打印或用钢笔、中性笔书写，字迹工整、图样清晰。  

(二)整理组卷

1.根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。  

2.对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；批复在前，请示在后排列。  

3.拆除卷内文件中的金属物，对破损的和无装订边的文件材料进行修补，对幅面大于卷皮或卷盒的文件材料要进行折叠。  

4.除与文字材料密不可分者外，其余载体的材料、礼品，应保持其原状，另行专柜保管。档号与文字材料一致。  

5.以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号编在非装订线一侧的下角。  

6.打印卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。正文与附件、正本与底稿合编一个顺序号。  

7.填写备考表。在备考表内写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明。  

8.外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出每个案卷内部文件的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同档案馆协商后确定。  

(三)归档验收

1.移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案馆应拒绝接收，要求限期补正。  

2.移交时打印移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。  

3.外事档案在次年六月底前向档案馆移交归档。  

三、外事类档案归档范围和保管期限  

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